Secara umum, Definisi Komunikasi Organisasi adalah hubungan timbal balik antar individu dalam konteks organisasi, di mana terdapat jaringan pesan antar satu dengan yang lain, serta adanya saling kebergantungan antara anggota organisasi tersebut.
Komunikasi organisasi tersebut biasanya mencakup pembahasan mengenai struktur dan fungsi organisasi, hubungan antar manusia, komunikasi dan proses perorganisasian serta perilaku dan budaya dalam sebuah organisasi. Secara spesifik, komunikasi organisasi meliput arus pesan dalam suatu jaringan organisasi baik vertikal maupun horizontal, dengan sifat komunikasi saling ketergantungan.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi :
Komunikasi ialah penyampaian pesan dari komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dan menyebabkan efek
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi
dalam organisasi merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota
menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasinya dan merubah
apa yang terjadi di dalamnya.
Komunikasi
dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah
penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar
tercapainya tujuan tertentu.
Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensikronkan seluruh aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi. Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2 orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus melibatkan dan terfokus kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi.
Sebelum kita membahas lebih jauh, apa sih arti Komunikasi itu sendiri ? Mengutip pernyataan Forsdale (1981)
, pengertian komunikasi adalah merupakan proses pengiriman stimulus
yang biasanya dalam bentuk verbal untuk merubah tingkah laku orang lain.
Dengan kata lain dapat kami simpulkan komunikasi dapat dibilang juga
sebagai proses penyampaian informasi yang berguna untuk mengkoordinasi
lingkungan dan orang lain demi mencapai suatu tujuan. Pada artikel kami
kali ini konteks komunikasi yang akan dibahas adalah meliputi konteks
komunikasi dalam sebuah organisasi.
Setiap bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar
tercipta hasil yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu
organisasi meliputi atasan dan bawahan dengan metode penyampaian yang
terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang semata-mata semua
berorientasi berdasarkan organisasi. Bisa kita bayangkan berorganisasi
tanpa adanya komunikasi pasti hasilnya nihil sama artinya dengan Actions without words are confusing ! tanpa
mengetahui apa tujuan yang jelas .Tujuan komunikasi dalam sebuah
organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara langsung yaitu
memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan
dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan
memang sudah melekat pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan
atasan dapat berinteraksi dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang
beresiko mungkin akan berkurang presentase nya , karena tiap manusia
mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara verbal
dan mau tidak mau kita harus membuat si penerima informasi itu mengerti
informasi apa yang kita sampaikan. Dengan demikian semua pelaku
organisasi harus berbicara , bertindak satu sama lain guna untuk
membangun satu lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi apa
yang akan terjadi di luar suatu dugaan karena kesalahan komunikasi
sekecil apa pun pasti akan berakibat fatal.
Peranan
tokoh pelaku organisasi sangat berperan penting dalam kemajuan
organisasi. Atasan organisasi juga sangat berpengaruh , atasan dituntut
untuk melakukan sesuatu tindakan yang real dan berdisiplin guna untuk
mengurangi tingkat kesalahpahaman yang terjadi pada anggota. Contoh
kecil saja apabila melakukan rapat atasan mengirimkan informasi pada
suatu bawahannya dan si bawahan menginformasikan kepada seluruh anggota
untuk datang ke suatu pertemuan rapat dengan waktu dan tempat yang sudah
ditentukan. Tetapi apabila si atasan terlambat datang tanpa memberi
kabar yang jelas maka dari sini mulailah kesalahpahaman dan ambiguilitas
yang terjadi. Karena setiap pelaku organisasi dituntut untuk bersikap
profesional dan mengedepankan disiplin serta tanggung jawab yang besar
dan iitu akan terus berlanjut apabila kita sudah melanjutkannya di dunia
kerja. Atasan dituntut atas apa yang diperkerjakan oleh bawahannya dan
dapat mengawasi dan memotivasi secara efektif , maka sang atasan harus
mempunyai profesionalisme yang baik.
Dimulai
dari hal-hal kecil yang berpotensi membuat kesalahan komunikasi , suatu
tujuan organisasi akan terhambat. Maka peran teknologi juga sangat
diperhitungkan dalam suatu organisasi. Bisa berupa pesan singkat atau blackberry messenger
dan panggilan langsung melalui telepon. Upayakan berikan jalaur
komunikasi terbaik bagi partner kerja kita demi mecegah ambiguilitas
misalnya melalui panggilan telepon atau pesan singkat jika hanya
memberikan informasi yang simple.
Hal ini dikarenakan karena dalam jalur komunikasi yang kita buat pasti
selalu ada hambatan yang tidak akan kita tahu. Baik dari permasalahan
teknologi itu sendiri misalnya signal trouble yang biasanya terjadi karena daerah tertentu masih belum memasuki jangkauan coverage
yang luas. Karena apabila kita mebahas tentang hambatan , pasti akan
banyak sekali yang termauk dalam hambatan dalam proses komunikasi.
Menurut kami, hambatan yang memicu terjadinya kesalahan komunikasi
berawal dari pembawaan individual masing-masing atau mereka para pelaku
organisasi itu sendiri. Yang paling nyata adalah sifat dan kebutuhan
suatu individu itu sendiri , biasanya berupa emosi, rasa tertutup, atau
rasa ingin dihormati . Misalnya suatu individu pasti punya rasa untuk
ingin di hargai sehingga konflik yang akan timbul disini adanya
kurangnya rasa saling kepercayaan yang antara anggota yang satu dengan
anggota yang lainnyayang berakibat miss communication atau miss understanding.
Untuk itu sikap jujur dan transparan dalam berorganisasi patut
dijunjung tinggi dalam kehifupan berorganisasi , karena kerja tim sangat
berpenguruh . Pengaruh kestabilan emosi juga penting karena apabila
kita dalam keadaan emosi maka informasi yang kita terima tidak akan kita
tanggapi dengan baik seluruhnya yang mengakibat akhir dari tujuan suatu
oragnisasi kurang terasa maksimal.Bentuk Komunikasi dalam Organisasi :
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.
> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A——–àß———–B
b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
1. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.